A importância de uma boa contratação de facilities.

A realização de uma cotação de preços na busca de uma empresa de facilities não se perfaz somente com o recebimento de uma proposta comercial com um valor menor do que as concorrentes. Em termos práticos, antes mesmo da abertura da cotação, é possível notar que grandes organizações (leia-se aqui em termos qualitativos e não quantitativos) solicitam aos seus possíveis fornecedores o preenchimento de um amplo questionário envolvendo a habilitação jurídica, financeira e técnica das empresas que almejam a posição de contratada de sua companhia.

Esta análise tem como objetivo inicial a realização de uma triagem entre os melhores fornecedores (cadastrados ou não no âmbito da organização), a fim de que sejam selecionadas apenas as empresas com histórico financeiro regular; que sejam devida e regularmente constituídas perantes os órgãos de registro competentes; e, ainda, requisitando-se toda esta documentação comprobatória, inclusive envolvendo uma análise pormenorizada da capacidade técnica dos futuros potenciais fornecedores na prestação de serviços correlatos que se busca contratar.

A chamada “habilitação” de um fornecedor costuma ser a etapa inicial de uma cotação de serviços, servindo para consolidar o recebimento de propostas comerciais apenas de empresas consideradas aptas no âmbito de sua organização.

Uma boa análise de cadastro, neste segmento, comumente envolve a emissão de novas certidões negativas em âmbito federal, estadual e municipal, além da análise pormenorizada dos documentos jurídicos da empresa, tais como contrato/estatuto social, ata de eleição, registros na Receita Federal e nas Juntas Comerciais competentes, além da consulta em diversos portais públicos como Tribunal de Contas da União – TCU, Portal de Regularidade do FGTS da Caixa Econômica Federal, Consulta de Empresas Inidôneas, entre tantas outras igualmente gratuitas. É boa prática complementar, quando possível, a realização de consulta do(s) sócio(s) da empresa nestes principais portais, a fim de se verificar eventuais práticas incondizentes com o mercado.

A importância de uma boa contratação também se estende a outro patamar igualmente necessário à análise de cadastro: a situação jurídico-trabalhista de um atual e/ou potencial fornecedor.

Destarte, a consulta em portais governamentais para a avaliação da situação jurídico-trabalhista da empresa prestadora de serviços através de locação de mão de obra, envolve a emissão de Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas pelo Tribunal Superior do Trabalho a fim de se comprovar que a empresa que busca se tornar fornecedor de serviços de facilities não possui pendências no âmbito da Justiça do Trabalho. Também é boa prática complementar a realização de consulta na pasta da Secretaria do Trabalho e Emprego – Antigo Ministério do Trabalho que desde 2019 foi incluída no Ministério da Economia, objetivando a busca de autuações e notificações por descumprimento às regras pelas empresas prestadoras de serviços.

Vencidas as etapas acima e selecionando-se apenas as empresas que atendem às exigências da organização tomadora dos serviços, parte-se para os pedidos de cotação e alinhamentos de propostas, visando: a) comparação idêntica de cenários, buscando-se o melhor preço; ou, b) comparação de cenários independentes customizados pelos fornecedores, apresentando sua melhor proposta (melhor serviço pelo melhor preço) ou até mesmo a utilização de um híbrido das duas hipóteses mais comuns aqui trazidas.

Em breve apanhado, a contratação que envolva mais de uma empresa deve definir a amplitude da responsabilidade de cada uma delas no âmbito contratual. Em se tratando dos famigerados receios de “solidariedade” e “subsidiariedade”, tem-se outras medidas altamente recomendáveis após a conclusão do processo de seleção de fornecedores, destacando-se não somente sua formalização expressa através de contrato de prestação de serviços, mas também o acompanhamento mensal dos gestores contratuais da organização contratante quanto à exigência e conferência dos documentos comprobatórios das obrigações trabalhistas, previdenciárias e legais da empresa contratada.

Na mesma linha, a adoção dessas recomendações pode até não extinguir de forma plena toda responsabilidade solidária e subsidiária das empresas contratantes, mas certamente representará uma considerável redução dos riscos intangíveis decorrentes deste tipo de contratação, sem esquecer que a definição de todas essas exigências já no início do processo de cotação resulta um filtro ainda maior na seleção de seus fornecedores.

Mas o que a GMO Facilities pode fazer de diferente para sua empresa?

Contumaz fornecedor do segmento de facilities em âmbito nacional, a GMO Facilities possui sua habilitação jurídica regularmente constituída, ao passo que todas suas atividades são auditadas interna e externamente, além de toda habilitação técnica e jurídica para adoção das práticas mais adequadas ao segmento em que atua, oferecendo, acima de tudo, segurança aos seus parceiros.

Estrategicamente sediada em Santa Catarina, contando com escritórios e filiais posicionadas nas principais regiões do país, a GMO Facilities é uma das pioneiras no segmento, sendo atualmente responsável pela gestão de facilities em dezenas de clientes espalhados pelo Brasil, gerindo, através de seus FM´S (facilities managers) centenas e centenas de empregados nos mais diversos ramos de atividade de seus parceiros, desde o asseio até grandes posições administrativas e estratégicas nas organizações atendidas atualmente.

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Por Bruno Torelli